Certains projets concentrent un faisceau de contraintes particulièrement important : objet ou produit concerné lui-même complexe (automobile, aéronautique…), nombre de fournisseurs se comptant en centaines, clients très variés répartis dans plusieurs pays… Métaphoriquement, un projet complexe s’apparente donc davantage à l’ascension de l’Everest qu’à une ballade en montagne à la journée! Les techniques classiques de gestion de projet ne suffisent évidemment plus. Quels facteurs clés mettre en oeuvre ? Réponse de Pascal Emery, formateur en management de projets complexes chez CentraleSupélec Exed.
Préparer
La première clé de réussite, c’est la préparation, comme l’explique Pascal Emery : « il s’agit de définir en amont la cible réelle du projet et de s’assurer qu’elle est partagée et comprise par tous les décideurs. Ensuite, il est nécessaire de prendre le temps de déterminer le cycle de vie du projet, c’est-à-dire son cheminement et les jalons principaux de sa structuration ». Cette arête dorsale permet de définir des « maturity gates », c’est-à-dire des seuils à franchir successivement, avant de lancer l’étape suivante. « A titre d’exemple, un projet complexe (automobile, infrastructure, transformation…) comporte généralement au minimum 10 « maturity gates ». »
L’anticipation d’un projet complexe implique également une évaluation des risques et opportunités. Un couplage de différentes méthodologies est conseillé, incluant des scénarios « What if ? ». Que se passe-t-il si telle étape prend du retard ? Ou si telle innovation n’est pas suffisamment fiable en temps voulu ? Le fait d’écrire à l’avance un certain nombre de ces scénarios permet d’éviter par la suite de faire face à un enchaînement d’événements qui positionnerait le directeur de projet en « pompier » devant gérer les imprévus dans l’urgence.
Simplifier
Le concept de simplification d’un projet complexe peut sembler antinomique. C’est pourtant possible à condition de se poser les bonnes questions afin de clarifier et d’épurer à l’avance tous les process qui peuvent l’être. Selon Pascal Emery, « les moyens humains et financiers sont ainsi concentrés sur le noyau dur du projet, ce qui fait sa raison d’être ».
Cette simplification s’effectue également grâce à un découpage en modules, permettant de réutiliser ce qui existe, afin d’innover sur ce qui constitue le cœur et donc la réussite du projet.
Communiquer
« Le rôle du chef de projet est de mobiliser les équipes autour d’une cible à atteindre compréhensible par tous. Il doit donner du sens et ne jamais perdre de vue le cap.» rappelle Pascal Emery. Cela nécessite des compétences comportementales ou « soft skills » particulières. La connaissance de soi, la maîtrise de ses émotions en période de stress intense, la capacité à entrer en relation et à susciter l’adhésion de l’équipe : ces qualités se travaillent. Elles se révèlent de plus en plus capitales dans ce qui devient aujourd’hui une fonction majeure dans les entreprises : celle de chef de projet.
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